こんにちはグロースハッカーの南です！
今回は下記のイベントに参加してきたので、その内容をシェアしたいと思います！
そもそも業務ハックとは？
業務ハックとはイベントの中で下記のように定義されていました。
従来の大掛かりな経営改革や業務改善ではなく、今どきのクラウドサービスを活用することで、身近な出来ることから改善を始め、 繰り返し型で業務改善を進めていくための手法やノウハウ をまとめて「業務ハック」と呼んでいます。
クラウドサービスにはKintoneやAWSなどのサービス名が上がったりしていました。
今回の例では、Kintoneを使った事例でした。
クラウドサービスとは？
クラウドサービスとは、一般的には下記のように定義されています。
クラウドサービスとは、クラウドコンピューティングによって提供されるサービスの総称である。
ほう。って感じですね。
クラウドサービスとは、一般的にはいつでもどこでも欲しいデータを見ることができる仕組みのことです。
例えば、会社の自分のパソコンにあるデータは基本的に会社の自分のパソコンからしかデータを見ることができませんよね？
でも、このクラウドサービスという仕組みを使えば、家にいようが外にいようが自分のパソコンがネットにつながっていればいつでもどこでも会社のパソコンの中にしかないデータを見ることができるんです！
だから、会社にわざわざ戻ってデータをUSBに入れて持ち運ぶという必要がなくなります。
Kintoneとは？
Kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているサービスです。
プログラミングなしで、自分で業務改善アプリを作成できるのがこのサービスの特徴です。
公式サイト：https://kintone.cybozu.co.jp/jp/
AWSとは？
AWSとは、Amazonが提供するサービスでAmazon Web Servicesの略称です。
AWSを使用することで、大規模なシステムとかの場合に必要だったサーバー部屋なしで本格的なサーバーを使用することができるサービスです。
公式サイト：https://aws.amazon.com/jp/
イベントの内容
イベントの内容としては、下記の３つでした。
１．どうしてこのイベントをするようになったのか？
２．実際業務ハックをしてどうなったかの実例
３．対話形式の質問タイム
業務ハックを開催するようになった経緯。
最初は株式会社ソニックガーデンぎっさんこと高木咲希さんが今回の業務ハックの勉強会を開催するにあたった経緯を紹介してくれました。
業務ハックイベントの開催経緯は、各会社で業務ハックを行って業務の効率化を行っている人達が実際業務ハックをやっていく上で出てきた悩みや意見交換の場を設けて、社会の業務ハックをしていく人たちをどんどん発掘していきたいという思いがきっかけだそうです。
確かに僕も普段仕事的には同じような事をしているので、実際やっている人達がどういう風に業務を改善してきたか？とかは気になるところです。
実際業務ハックをしてどうなったか？
実際の事例紹介として、KFカーバイドジャパン株式会社の北本さんのお話を聞くことができました。
北本さんが業務ハックをしたことで得られたのは月68時間もの節約。
単純に年間に直すと12×68時間なので、816時間もの節約に成功したということになります。
816時間を24で割ると34。
つまり、34日間(約１ヶ月)もの時間を節約できたということになりますね！
年間1ヶ月もの休みがもらえるとなるとなんだかウハウハですｗ
北本さんがこれだけの時間節約をできたのはKintoneを使った業務改善のおかげ。
Kintoneで業務を改善する前は北本さんがパソコンで各業務の内容を更新してから、他の人に最新のエクセルを渡すことでその日の業務の内容が各個人に行き渡るといった仕組みになっていました。
ただ、それには下記のような問題がありました。
業務ハックをする前の問題点
・ファイル管理の属人化
・情報のタイムラグ。
・手動でエクセルファイルをバックアップすることの不安。
・膨大に膨れ上がったエクセルファイルの動作の重さ。
最新のファイルを管理しているのが北本さんのみということで、データが消えたらどうしようとか北本さんが現場にいないとデータを管理できるような人がいないというような状態でした。
それが業務ハックをすることで下記のような結果に。
業務ハック後
・ファイル管理の属人化ー＞クラウド化により北本さんがエクセルファイルの管理をする必要がなくなる。
・情報のタイムラグー＞Kintoneを見に行けば最新のデータをチェックすることができるので、情報のタイムラグがなくなった。
・手動でエクセルファイルをバックアップすることの不安ー＞業務内容のデータをKintoneの機能でバックアップを取っているので手動ではなく自動でバックアップが取れるように。
・膨大に膨れ上がったエクセルファイルの動作の重さー＞全てのデータではなく、必要なデータだけが表示されるので快適に日々の業務内容をチェックすることが可能に。
業務ハックをすることで今まで問題だったものがキレイに解消することができて、さらに時間短縮や北本さんがいないとエクセルを管理する人がいないという属人化を防ぐことができたのが大きな特徴だなと思いました。
対話形式の質問タイム
この質問では、出た質問に対して対話形式でお話をするというような内容でした。
ちなみに出た質問は次のようなもの。
質問１：親会社のシステムはどうして導入しなかったのか？
質問２：今のままでもええやんという人はいなかったのか？
質問３：Kintoneのアプリを自分で作ったとのことですが、どうやって作ったんですか？
質問１に対して
実はKFカーバイドジャパン株式会社はドイツに本社がある企業で、ドイツの本社では専用のシステムを使って普段の業務をしていたみたいです。
ただ、導入しなかった理由としては、使いにくいから導入しなかったのが一番の理由みたいでした。
実際東京の方で、親会社のシステムを導入していたのを見学にいったそうなのですが、システム自体使いづらく海外と日本独自の仕組み(税金など)に対応していないというのも導入しなかった理由だそうです。
その点Kintoneだと、使いやすいし自分たちで手軽に今の業務にあったものを作ることができるので社内ではKintoneを導入しようということになったみたいです。
今では親会社のやりとりの中でもKintoneが出てきて、親会社の担当の人はKintoneを触っていていつかKintoneがドイツに行くのでは？というような話も出ているそうです笑
質問２に対して
北本さんの会社自体が少数精鋭で、みんなの意識の中にこのままエクセルで管理するのは不味いという意識があったので「今のままでええやん」という人はいなかったとのこと。
質問３に対して
これは僕がした質問なのですが、北本さんが自分でKintoneを使って12月末に年賀状を送るリストのアプリを作って業務で使っていたという話題が出ていたのでこの質問をしました。
答えは、Kintone自体が簡単だったので自分で勉強会にいったり調べたりする必要がなかったとのことでした。
Kintoneそんなに簡単なのかｗ
まとめ
今回は業務ハック系のイベントに参加したレポートでした。
実はこのイベント見つけた時には応募人数が定員20人に対して100人超えてて、行けるかなあっと心配だったのですが、無事行けて良かったです。
また、業務の中でITやプログラミングを駆使すればもっと効率できるのかもって思うことが個人的にあったので、今回のイベントに参加してよかったなと思いました。
ちなみに、今回のイベントで印象的だったのは社内で勉強会を行ったことでソニックガーデンの方が作ったシステムをバンバン使うようになったということ。
個人で普段活動しているせいか、あまりそういうのは感じなかったのですが、せっかく作ったシステムが使われずにそのままというのは結構あるあるだそうです。
システムを導入したあと、導入した側がシステムを使ってもらうために勉強会を開いて実際使ってもらって意見を聞くというのはとても大事なことなんだなと今回のイベントを通して思いました！
業務ハッカーズ代表の高木咲希さんのブログは下記にリンクを貼っておきます！
